Kirjanpidon peruskäsitteet selkokielellä – opas yrittäjälle

Kirjanpito on olennainen osa jokaisen yrityksen arkea, mutta taloustermit voivat aluksi kuulostaa monimutkaisilta. Tuloslaskelma, tase, tilikausi, tosite, arvonlisävero (ALV), jaksotus ja poistot ovat käsitteitä, jotka tulevat nopeasti vastaan, kun yrityksen taloutta hoidetaan. Tässä oppaassa selitämme nämä kirjanpidon keskeiset peruskäsitteet selkokielellä. Lisäksi kerromme nykyaikaisen sähköisen kirjanpidon käytännöistä ja hyödyistä sekä esittelemme lyhyesti muutamia suosittuja taloushallinnon ohjelmistoja (kuten Netvisor, Procountor, Fennoa ja eTasku). Oppaan luettuasi sinulla on parempi ymmärrys yrityksen talouden peruspilareista – oletpa sitten aloitteleva yrittäjä tai kokenut talousjohtaja.

Tuloslaskelma – yrityksen tuloksen yhteenveto

Tuloslaskelma on raportti, joka näyttää yrityksen kaikki tulot ja menot tietyn ajanjakson aikana, yleensä tilikauden mittaiselta ajalta. Tuloslaskelman viimeinen rivi, tilikauden tulos, kertoo jäikö yritystoiminnasta voittoa vai tuliko tappiota kyseiseltä kaudelta. Selkokielellä tuloslaskelma vastaa kysymykseen: “Kuinka yrityksellä meni tänä vuonna taloudellisesti?” Siitä näkee esimerkiksi myynnit (tuotot) ja yrityksen pyörittämisestä aiheutuneet kulut (kuten ostot, palkat, vuokrat), ja näiden erotuksena muodostuvan voiton tai tappion. Tuloslaskelma auttaa yrittäjää ymmärtämään, onko liiketoiminta kannattavaa – jos tulot ylittävät kulut, yritys on voitollinen, ja päinvastaisessa tapauksessa tappiollinen.

Tase – yrityksen taloudellinen tilanne yhdessä kuvassa

Tase on toinen keskeinen raportti, joka kuvaa yrityksen taloudellista tilannetta yhtenä tiettynä päivänä, tavallisesti tilikauden päättyessä. Tase voidaan ajatella tilannekuvaksi yrityksen varoista ja veloista. Tase jakautuu kahteen puoleen: vastaavaa-puoli esittelee yrityksen varat (mitä yrityksellä on) ja vastattavaa-puoli esittelee, millä rahoituksella nämä varat on hankittu (oma pääoma ja velat eli mitä yritys on velkaa ulkopuolisille tai omistajilleen). Käytännössä taseessa näkyvät esimerkiksi pankkitilillä olevat rahat, kalusto ja laitteet, varastoarvo sekä myyntisaatavat varoina. Vastattavaa-puolella näkyvät puolestaan yrityksen velat (kuten pankkilainat tai ostovelat) ja oma pääoma (esimerkiksi omistajien sijoittama pääoma ja kertyneet voitot). Termi “tase” viittaa siihen, että nämä kaksi puolta ovat aina yhtä suuret – varojen summa on sama kuin velkojen ja oman pääoman summa. Selkokielellä: tase kertoo, mitä yrityksellä on ja mistä raha on tullut. Yhdessä tuloslaskelman kanssa tase muodostaa tärkeän kokonaisuuden yrityksen taloudesta: tuloslaskelma näyttää liiketoiminnan kannattavuuden ajanjaksolla, kun taas tase näyttää yrityksen varallisuuden ja velat kyseisen ajanjakson lopussa.

Tilikausi – kirjanpidon ajanjakso

Tilikausi tarkoittaa yrityksen kirjanpidon yhtä kokonaisuutta vastaavaa ajanjaksoa. Yleensä tilikausi on 12 kuukauden mittainen, ja monilla yrityksillä se noudattaa kalenterivuotta (1.1.–31.12.). Tilikausi voi kuitenkin alkaa ja päättyä muinakin aikoina vuodesta, esimerkiksi 1.7.–30.6. riippuen yrityksen valinnasta. Uuden yrityksen ensimmäinen tilikausi voi poikkeuksellisesti olla lyhyempi tai pidempi (kuitenkin enintään 18 kuukautta), mutta jatkossa tilikaudet vakiintuvat yleensä vuoden mittaisiksi. Tilikauden päätyttyä yritys laatii tilinpäätöksen, johon sisältyvät ainakin tuloslaskelma ja tase sekä liitetiedot. Käytännössä voit ajatella, että yrityksen toiminta pilkotaan tilikausittain paloihin, joista jokaisesta tehdään omat laskelmat. Näin yrittäjä ja muut sidosryhmät (kuten verottaja, pankki tai sijoittajat) voivat seurata yrityksen kehitystä vuosi (tai muu tilikausi) kerrallaan.

Tosite – tapahtuman todiste kirjanpidossa

Tosite on jokaisen kirjanpidon kirjauksen taustalla oleva dokumentti tai todiste tapahtumasta. Kirjanpidon periaatteisiin kuuluu sääntö: “ei kirjausta ilman tositetta.” Tämä tarkoittaa, että jokaiselle kirjanpitoon merkittävälle liiketapahtumalle (oli se sitten myynti, osto, palkanmaksu tai vaikkapa yrityksen ottama laina) on oltava jokin dokumentti, joka todentaa tapahtuman. Tosite voi olla esimerkiksi kassakuitti ostosta, myyntilasku asiakkaalle, pankin tiliote, vuokrasopimus tai vaikkapa verottajalle lähetetty ilmoitus.

Selkokielellä tosite on kuitti tai lasku, joka todistaa liiketapahtuman. Esimerkiksi jos kahvilayrittäjä ostaa tukusta kahvipapuja 200 eurolla yrityksensä käyttöön, hän saa ostoksesta laskun tai kuitin. Tämä kuitti toimii tositteena, jonka perusteella kulu kirjataan yrityksen kirjanpitoon. Samoin, kun kahvila myy cappuccinon asiakkaalle ja kirjaa sen kassajärjestelmään, syntyy myyntitosite (kassakuitti tai tieto järjestelmässä) tuosta myynnistä.

Nykyaikana tositteet voivat olla sähköisessä muodossa, mikä helpottaa niiden käsittelyä ja säilytystä. Esimerkiksi PDF-muotoinen ostolasku tai älypuhelimella valokuvaamalla talteen otettu paperikuitti kelpaavat tositteiksi yhtä lailla kuin perinteinen paperikopio. Yrityksen on säilytettävä tositteet lain vaatimalla tavalla (vähintään useita vuosia) mahdollisia tarkastuksia varten, mutta sähköisessä kirjanpidossa tämä säilytys tapahtuu digitaalisessa arkistossa. Yhteenvetona: jokainen euro, joka liikkuu yrityksessä, jäljitetään johonkin tositteeseen, jotta kirjanpito on luotettavaa ja läpinäkyvää.

Arvonlisävero (ALV) – vero, joka kulkee yrityksen kautta

Arvonlisävero (ALV) on kulutusvero, joka lisätään useimpien tavaroiden ja palveluiden hintaan. Yrityksen näkökulmasta arvonlisävero on läpikulkuerä: yritys ikään kuin kerää veron asiakkaalta tuotteen tai palvelun myynnin yhteydessä ja tilittää (maksaa) sen myöhemmin valtiolle. Yrittäjä ei siis pidä arvonlisäveroa itsellään, vaan toimii veronvälittäjänä asiakkaan ja valtion välillä. Suomessa yleisin ALV-kanta on 25,5 % (vuonna 2025), mutta tietyillä aloilla on alennettuja verokantoja (esim. ruoassa ja ravintolamyynnissä 14 %). Yleisperiaate on kuitenkin sama verokannasta riippumatta.

Esimerkki arvonlisäveron toiminnasta: Kuvitellaan, että verkkokauppias myy tuotteen asiakkaalle 100 eurolla + ALV 25,5 €, eli asiakas maksaa yhteensä 125,5 €. Tästä summasta 100 € on yrityksen omaa tuloa (ilman veroja) ja 25,5 € on arvonlisäveroa, joka kuuluu valtiolle. Myyntikuukauden tai -kvartaalin päättyessä yritys laskee yhteen keräämänsä arvonlisäverot myynneistään ja ilmoittaa ne verottajalle. Samalla yritys laskee, kuinka paljon arvonlisäveroa se on itse maksanut omissa ostoissaan (esimerkiksi tavarantoimittajilta ostettujen tuotteiden hinnoissa). Vähennysoikeuden ansiosta yritys saa vähentää ostojen ALV:n myynnin ALV:sta. Jos edellä mainittu verkkokauppias on myynyt tavaraa 2510 € (josta 510 € ALV:ia) ja ostanut varastoon tavaraa 1255 € (sisältäen 255 € ALV:ia), sen pitää tilittää verottajalle myyntien 510 € alv miinus ostojen 255 € alv, eli 255 €. Kirjanpidossa ALV kulkee omana eränään erillään yrityksen varsinaisista tuotoista ja kuluista. Tämä varmistaa, että tuloslaskelmassa näkyvät vain yrityksen omat tulot ja menot (ilman veroja), ja arvonlisävero käsitellään omana eränään taseessa lyhytaikaisena velkana silloin, kun veroa on kertynyt maksettavaksi. Selkokielellä: arvonlisävero on asiakkaan loppuhintaan lisätty vero, jonka yritys myöhemmin tilittää valtiolle vähennettyään siitä omien ostojensa verot.

Jaksotus – tulojen ja menojen kohdistaminen oikealle kaudelle

Jaksotus tarkoittaa tulojen ja kulujen kohdistamista sille tilikaudelle, jolle ne taloudellisesti kuuluvat. Kirjanpidossa käytetään pääsääntöisesti suoriteperustetta, mikä tarkoittaa, että tapahtumat kirjataan sen mukaan, milloin tavara tai palvelu on tosiasiallisesti luovutettu tai vastaanotettu, eikä pelkästään maksupäivän mukaan. Tämä periaate varmistaa, että esimerkiksi tilikauden tuloslaskelmaan kirjataan juuri sen tilikauden tulot ja kulut – ei enempää, ei vähempää. Joskus rahojen liikkuminen ja tapahtuman toteutuminen osuvat eri kausille, jolloin tarvitaan jaksotuksia.

Esimerkki kulujen jaksotuksesta: Oletetaan, että yritys maksaa joulukuussa 2024 puolen vuoden vuokran etukäteen, joka kattaa tammikuusta kesäkuuhun 2025 asti. Ilman jaksotusta koko summa menisi vuonna 2024 kuluksi, vaikka puolet ajanjaksosta kohdistuu seuraavalle vuodelle. Jaksottamalla tehdään niin, että vuoden 2024 kirjanpitoon otetaan kuluksi vain se osa vuokrasta, joka kuuluu vuoden 2024 puolelle (joulukuun 2024 osuus). Loput (tammi–kesäkuun 2025 vuokrankaltaiset kulut) siirretään ikään kuin “varastoon” seuraavan tilikauden puolelle taseen kautta, ja kirjataan kuluksi vasta 2025 tilinpäätöksessä. Näin sekä vuoden 2024 että 2025 tuloslaskelmat antavat oikeamman kuvan kunkin vuoden kuluista. Samalla periaatteella voidaan jaksottaa tuloja: esimerkiksi jos asiakas maksaa joulukuussa ennakkomaksun palvelusta, joka toimitetaan vasta tammikuussa, tuloutetaan myynti vasta tammikuun puolella, jotta se kirjautuu oikealle tilikaudelle.

Yksinkertaistettuna jaksotus on “tasoitustoimenpide”, jolla monen kuukauden tai vuoden yli menevät erät jaetaan oikeisiin palasiin. Tämän ansiosta yrityksen jokaisen tilikauden tulos ja tase pysyvät vertailukelpoisina eivätkä heittelehdä vain siksi, että maksuajankohta sattuu tiettyyn kuukauteen. Jaksotusten avulla yrittäjä saa tarkemman kuvan siitä, mitkä tuotot ja kulut kuuluvat juuri kyseiselle tilikaudelle.

Poistot – investointien kulujen jakaminen usealle vuodelle

Poistot liittyvät yrityksen tekemiin investointeihin, kuten koneisiin, laitteisiin, ajoneuvoihin tai muihin käyttöomaisuushyödykkeisiin, joilla on pitkäaikainen vaikutus yrityksen toimintaan. Idea on, että kun yritys hankkii arvokkaan hyödykkeen, sen kustannusta ei ole mielekästä kirjata kokonaan kuluksi heti ostohetkellä, varsinkaan jos hyödykkeen vaikutus ulottuu usealle vuodelle. Sen sijaan hankintameno aktivoidaan taseeseen (eli merkitään yrityksen varallisuudeksi) ja kirjataan sieltä vähitellen kuluksi vuosien mittaan. Tätä asteittaista kuluksi kirjaamista kutsutaan poistoksi.

Esimerkki: Kahvilayrittäjä ostaa uuden espressokoneen, joka maksaa 5 000 €. Koneen arvioitu käyttöikä on vaikkapa 5 vuotta. Yrittäjä ei kirjaa koko 5 000 € yhden kuukauden tai edes yhden vuoden kuluksi, vaan jaksottaa tämän hankinnan vaikutuksen viidelle vuodelle. Kirjanpidossa tehdään vuosittain poisto esimerkiksi tasaerin: 5 000 € / 5 vuotta = 1 000 € per tilikausi. Näin jokaisen vuoden tuloslaskelmaan tulee poistojen kohdalle 1 000 € kulu, joka edustaa espressokoneen “kulumista” kyseisenä vuonna. Samaan aikaan koneen arvo näkyy taseessa ja alenee poiston myötä 5 000 eurosta asteittain kohti nollaa viiden vuoden aikana. Poistojen tarkoitus on jakaa investoinnin kustannus sen hyödylle tuottamalle ajalle – tämä antaa oikeamman kuvan yrityksen tuloksesta, koska yhden vuoden tulosta ei rasiteta koko investoinnin summalla kerralla. Toisin sanoen poistot tasapainottavat tuloslaskelmaa niin, että pitkäikäisten hankintojen kulut kohtaavat niiden tuottoja samassa aikajänteessä.

Käytännössä kirjanpitolaissa ja verotuksessa on omat sääntönsä siitä, kuinka poistot tehdään (esimerkiksi enimmäispoistoprosentit eri hyödykkeille). Yrittäjän ei kuitenkaan tarvitse itse laskea näitä yksityiskohtia, jos tilitoimisto hoitaa kirjanpidon – riittää, että ymmärtää poistojen perusperiaatteen: isot hankinnat kulutetaan kirjanpidossa vähitellen, ei kaikkea kerralla.

Sähköinen kirjanpito – nykyaikaiset käytännöt ja hyödyt

Tietotekniikan kehitys on mullistanut yritysten kirjanpidon. Sähköinen kirjanpito tarkoittaa sitä, että kirjanpidon kaikki aineisto ja toiminnot hoidetaan digitaalisesti tietokoneella ja pilvipalveluissa perinteisen paperin ja mappien sijaan. Käytännössä nykyaikana suurin osa yrityksistä – pienetkin – hyödyntää jotain taloushallinnon ohjelmistoa, jonka kautta laskut lähetetään ja vastaanotetaan, kuitit tallennetaan, pankkitapahtumat kirjautuvat ja viranomaisilmoitukset tehdään. Yrittäjä ja tilitoimisto voivat työskennellä samassa järjestelmässä rinnakkain: yrittäjä syöttää tai tuo tarvittavat tiedot (esimerkiksi laskutuksen tai tositteet) järjestelmään, ja kirjanpitäjä tarkistaa sekä kirjaa ne kirjanpitoon. Molemmat pääsevät ajantasaisesti näkemään yrityksen taloustilanteen yhdestä paikasta. Tämä vähentää turhia sähköpostirumpia ja paperin lähettelyä, kun kaikki tieto on yhdessä pilvipalvelussa saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.

Sähköisen kirjanpidon keskeisiä hyötyjä ovat mm.:

• Reaaliaikainen seuranta: Pilvipohjaisessa kirjanpidossa luvut päivittyvät jatkuvasti. Yrittäjä voi koska tahansa kirjautua järjestelmään ja nähdä esimerkiksi myynnit, kulut ja kannattavuuden kehityksen ajantasaisena. Tämä auttaa tekemään parempia päätöksiä, kun tieto pohjautuu tuoreisiin lukuihin eikä kuukausia vanhoihin raportteihin. Myös kassavirran tilanteen ja tulevat veromaksut (kuten ALV) näkee helposti etukäteen järjestelmästä.

• Tehokkuus automaation avulla: Moni kirjanpidon rutiinityö hoituu nopeammin tai täysin automaattisesti sähköisillä työkaluilla. Esimerkiksi myyntilaskut voi lähettää suoraan järjestelmästä asiakkaille (vaikkapa verkkolaskuina), ja ne kirjautuvat samalla myynniksi kirjanpitoon. Ostolaskut voidaan vastaanottaa sähköisesti, jolloin ohjelmisto lukee laskun tiedot ja ehdottaa automaattisesti kirjauksia oikeille tileille (kululajeille). Pankkitilit voidaan yhdistää järjestelmään, joten pankin tiliotteet ja maksut päivittyvät ilman manuaalista syöttämistä. Myös arvonlisäveron laskenta ja kausiveroilmoitusten teko nopeutuvat, kun ohjelmisto kokoaa tarvittavat tiedot. Automaatio säästää aikaa ja vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta, kun kaikkea ei tarvitse naputella käsin moneen kertaan.

• Vähemmän paperityötä: Sähköinen kirjanpito on käytännössä paperiton kirjanpito. Tositteet ja dokumentit voidaan toimittaa digitaalisesti, mikä poistaa tarpeen fyysiselle paperin pyörittämiselle. Esimerkiksi ostokuitin voi nykyään kuvata älypuhelimen sovelluksella, jolloin se tallentuu suoraan kirjanpitoaineistoon (esimerkkinä eTasku-sovellus, josta lisää myöhemmin). Samoin myyntilaskut ja palkkalaskelmat menevät vastaanottajille sähköisesti. Tämä tarkoittaa, ettei yrittäjän tarvitse säilöä paksuja kansioita täynnä kuitteja toimistonsa nurkassa – kaikki on tallessa sähköisessä muodossa. Paperityön väheneminen jättää myös kirjanpitäjälle enemmän aikaa keskittyä olennaiseen, kun mapittamisen sijaan voi analysoida lukuja ja neuvoa yrittäjää.

• Helpompi yhteistyö ja raportointi: Kun sekä yrittäjä että kirjanpitäjä toimivat samassa järjestelmässä, tieto kulkee saumattomasti ilman erillisiä tiedonsiirtoja. Yrittäjä voi esimerkiksi lisätä järjestelmään uuden myyntilaskun tai kuitin, ja kirjanpitäjä näkee sen heti ja voi tehdä tarvittavat kirjaukset. Kysymyksiä voi ratkoa nopeasti chatin tai kommenttien avulla suoraan ohjelmistossa, kun molemmat katsovat samaa lukua. Talousraporttien jakaminen on helppoa: yrittäjä voi itsekin ajaa esimerkiksi tuloslaskelman ja taseen ulos ohjelmasta haluamaltaan ajanjaksolta koska vain, eikä tarvitse odottaa kuukausien viiveellä tulevia raportteja. Tämä parantaa läpinäkyvyyttä – yrittäjällä on parempi ymmärrys kirjanpidon tilanteesta pitkin vuotta.

• Turvallinen arkistointi: Sähköisessä kirjanpidossa kaikki aineisto tallentuu digitaaliseen arkistoon, jota varmuuskopioidaan automaattisesti. Tämä tarkoittaa, että tärkeät tositteet ja asiakirjat eivät pääse katoamaan tai tuhoutumaan, toisin kuin yksittäinen paperi voisi. Kirjanpitoaineisto säilytetään lain vaatiman ajan sähköisesti järjestelmässä, ja tarvittaessa vaikkapa kolmen vuoden takainen lasku löytyy muutamalla klikkauksella. Turvallisuus ja tietosuoja ovat nykyaikaisissa taloushallinnon pilvipalveluissa huippuluokkaa – yleensä ne käyttävät pankkitasoista salausta ja varmistuksia. Yrittäjä voi siis luottaa siihen, että data on tallessa ja suojassa. Sähköinen arkistointi tekee myös tilintarkastajien ja viranomaisten työstä sujuvampaa, kun tarvittavat dokumentit voidaan toimittaa sähköisesti ja ne ovat heti järjestyksessä.

Yhteenvetona, sähköinen kirjanpito on moderni tapa hoitaa yrityksen taloushallintoa tehokkaasti ja läpinäkyvästi. Se vapauttaa aikaa muuhun työntekoon, antaa ajantasaisen näkymän yrityksen talouteen ja vähentää stressiä esimerkiksi verojen ja määräaikojen suhteen, kun järjestelmä muistuttelee ja automatisoi monia tehtäviä. Tilitoimistot, kuten Tiliö, ovat siirtyneet vahvasti sähköisiin järjestelmiin, koska ne mahdollistavat paremman palvelun yrittäjälle ja vähentävät molemmin puolin turhaa työtä.

Suosittuja kirjanpito-ohjelmistoja Suomessa

Markkinoilla on lukuisia taloushallinnon ohjelmistoja, jotka tukevat sähköistä kirjanpitoa. Sopivan ohjelmiston valinta riippuu yrityksen koosta, tarpeista ja omista mieltymyksistä. Alla on lyhyesti esitelty muutamia Suomessa yleisesti käytettyjä ohjelmistoja ja niiden käyttötarkoituksia:

• Visma Netvisor: Netvisor on laajasti käytetty suomalainen pilvipohjainen taloushallinnon ohjelmisto. Se on Tiliön pääasiallinen kirjanpito-ohjelmisto asiakasyritysten palvelemisessa. Netvisorista löytyy kirjanpidon lisäksi monipuolisia ominaisuuksia, kuten myynti- ja ostolaskujen käsittely, palkkahallinto, matkakulujen hallinta ja jopa varastonhallinta. Ohjelmistossa on paljon automaattisia toimintoja, jotka helpottavat arkea – esimerkiksi pankkiyhteys, joka tuo tiliotetiedot automaattisesti kirjanpitoon, ja toistuvaiskirjaukset kuukausittaisiin eriin. Netvisor sopii hyvin erikokoisille pk-yrityksille. Sen etuihin kuuluvat kattavat valmiit integraatiot muihin järjestelmiin (esim. verkkokauppa- tai kassajärjestelmiin) sekä aktiivinen kehitystyö: ominaisuuksia päivitetään jatkuvasti vastaamaan muuttuvia tarpeita. Netvisorissa on myös mobiilisovelluksia, joilla esimerkiksi kuitit voi kuvata (Visma Scanner -sovellus) tai ostolaskut hyväksyä liikkeellä ollessa. Huomioitavaa on, että Netvisorin monipuolisuus tarkoittaa hieman korkeampaa hintatasoa verrattuna kaikkein kevyimpiin ratkaisuihin, mutta vastineeksi saa erittäin kokonaisvaltaisen työkalun taloushallintoon.

• Procountor: Procountor on Accountor-konsernin omistama sähköinen taloushallinto-ohjelmisto, joka on myös erittäin suosittu niin tilitoimistojen kuin yritysten omien talousosastojenkin keskuudessa. Procountor tarjoaa kattavat ominaisuudet kirjanpitoon, reskontriin (myynti- ja ostolaskujen hallintaan), matka- ja kululaskuihin sekä palkanlaskentaan. Ohjelmisto on täysin selainkäyttöinen pilvipalvelu, joten sitä voi käyttää missä ja milloin tahansa internetin kautta. Procountorin vahvuuksia ovat sen laaja käyttäjäkunta ja pitkä historia modernien taloushallinnon ratkaisujen joukossa – se on ollut markkinoilla jo pitkään, joten osaavia käyttäjiä ja kirjanpitäjiä löytyy helposti. Ohjelmistoon on vuosien varrella lisätty paljon toimintoja ja automaatiota, mikä tekee siitä monipuolisen työkalun eri kokoisille yrityksille. Myös Procountoriin on saatavilla mobiilisovellus (Procountor Mini), jolla voi esim. tarkastaa ja hyväksyä ostolaskuja sekä kuvata kuitteja liitettäväksi kirjanpitoon. Procountorin hinnoittelu perustuu paketteihin ja tositemääriin, ja se on tyypillisesti samassa suuruusluokassa muiden johtavien ohjelmistojen kanssa. Yhteenvetona, Procountor on joustava ja laajasti tuettu vaihtoehto, joka kattaa lähes kaikki taloushallinnon osa-alueet yhdessä järjestelmässä.

• Fennoa: Fennoa on uudempi kotimainen tulokas taloushallinnon ohjelmistoissa, ja se on viime vuosina kasvattanut suosiotaan nopeasti erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten parissa. Fennoa on suunniteltu alusta asti sähköiseksi järjestelmäksi, jossa automaatiot ja helppokäyttöisyys ovat keskiössä. Ohjelmistosta löytyy kaikki olennainen: kirjanpito, osto- ja myyntilaskut, palkanlaskenta, matkalaskut ja raportointi. Fennoan käyttöliittymä on moderni ja selkeä, joten sen oppiminen on melko vaivatonta myös ensikertalaiselle. Yksi Fennoan eduista on modulaarisuus: yritys voi ottaa käyttöön vain ne osiot, joita tarvitsee, ja laajentaa myöhemmin. Tämä tekee siitä sopivan monenlaisiin tilanteisiin – niin yhden hengen yritykselle kuin kasvavalle PK-yritykselle, joka haluaa automatisoida taloushallintoaan pala kerrallaan. Hinnoittelultaan Fennoa on usein kilpailukykyinen, ja sitä myydään tyypillisesti tilitoimistojen kautta palveluna. Moni tilitoimisto (myös Tiliö) tarjoaa Fennoaa vaihtoehtona asiakkaille, joille sen ketteryys sopii. Fennoassa on myös mobiilisovellus, josta käsin onnistuu esim. kuittien kuvaaminen ja matkalaskujen tekeminen. Kaiken kaikkiaan Fennoa on hyvä esimerkki uuden sukupolven kirjanpito-ohjelmistosta, joka pyrkii minimoimaan manuaalisen työn määrän automaation avulla.

• eTasku: eTasku poikkeaa hieman edellä mainituista, sillä se ei ole varsinainen kattava kirjanpito-ohjelmisto, vaan mobiilisovellus ja pilvipalvelu kuitkien ja tositteiden hallintaan. eTasku toimii erinomaisena apuvälineenä yhdessä kirjanpitojärjestelmän kanssa. Ideana on, että yrittäjä (tai työntekijä) voi saman tien tallettaa liiketapahtuman tositteen ottamalla siitä kuvan mobiilisovelluksella tai lähettämällä sen sähköpostilla eTaskuun. Esimerkiksi lounasravintolan omistaja voi napata puhelimella kuvan ostokuitista, kun hän hakee raaka-aineita marketista, tai konsultti voi syöttää matkalaskun kuitit eTaskuun tien päällä. Nämä tositteet tallentuvat eTaskuun digitaaliseen arkistoon järjestyksessä, ja ne voi tarvittaessa luokitella (esim. “toimistotarvikkeet” tai “polttoainekulut”). Suurin hyöty tulee siitä, että eTasku integroituu useimpiin kirjanpito-ohjelmiin: kirjanpitäjä voi noutaa eTaskuun kertyneet tositetiedot suoraan varsinaiseen kirjanpito-ohjelmistoon (kuten Netvisoriin tai Procountoriin). Tämä vähentää manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta, kun kuittien tietoja ei tarvitse syöttää erikseen. eTasku onkin monen yrittäjän suosikkiarkipäivän työkalu – se tekee paperikuittien nipuista elektronisia ja järjestää ne siististi talteen. Tilitoimistoille eTasku on usein ilmainen, ja yrittäjälle se on edullinen keino pitää kirjanpitoaineisto ajan tasalla. Yhteenvetona: eTasku ei korvaa kirjanpito-ohjelmistoa, mutta se täydentää sitä tekemällä tositteiden keräämisestä ja toimittamisesta helppoa ja nopeaa.

Näiden lisäksi Suomessa on toki muitakin ohjelmistoja (kuten esimerkiksi Visma Fivaldi, Heeros, Tikon ja Adminet), joilla on omat vahvuutensa tietyissä tilanteissa. Yllä mainitut kuitenkin kuuluvat yleisimpiin ja nykyaikaisimpiin ratkaisuihin, joita monet tilitoimistot ja yritykset käyttävät. Yhteistä kaikille edellä mainituille järjestelmille on, että ne pyrkivät tekemään taloushallinnosta sujuvampaa ja vähentämään manuaalista työtä sähköisten ratkaisujen avulla. Sopivimman ohjelmiston valinnassa kannattaa huomioida yrityksen koko, toimiala ja erityistarpeet – esimerkiksi onko varastonhallinta tärkeässä roolissa, tarvitaanko projektikohtaista laskutusta tai kuinka monimutkaista palkanlaskentaa yrityksessä on. Tilitoimisto osaa yleensä suositella kullekin asiakkaalle sopivinta järjestelmää ja auttaa sen käyttöönotossa.

Lopuksi: apua kirjanpitoon on saatavilla

Yrittäjän ei tarvitse olla kirjanpidon asiantuntija, mutta näiden peruskäsitteiden ymmärtäminen helpottaa merkittävästi yrityksen talouden hahmottamista. Kun termit kuten tuloslaskelma ja tase tulevat tutuiksi, on helpompi seurata oman liiketoiminnan kehitystä ja tehdä päätöksiä talouslukujen perusteella. Samoin kun tietää, mitä tositteilla, jaksotuksilla ja poistoilla tarkoitetaan, osaa paremmin keskustella kirjanpitäjän kanssa ja ymmärtää, miksi esimerkiksi verot tai tulos näyttävät siltä kuin näyttävät.

On myös hyvä muistaa, että sähköiset työkalut ja osaava kumppani tekevät kirjanpidosta huomattavasti kevyempää. Monet asiat – kuten laskujen lähetys, ALV-ilmoitukset ja raporttien laatiminen – onnistuvat nappia painamalla oikean ohjelmiston avulla. Silti ihmistä tarvitaan tulkitsemaan lukuja ja varmistamaan, että kaikki tulee tehdyksi oikein ja ajallaan.

Yrittäjänä sinun ei tarvitse jäädä yksin talousasioiden kanssa. Me Tiliöllä autamme mielellämme yrittäjiä näissäkin asioissa. Olipa kyse kirjanpidon peruskäsitteiden avaamisesta käytännössä, sähköisen kirjanpitojärjestelmän valinnasta ja käyttöönotosta tai ihan arjen kirjanpidon pyörittämisestä, olemme tukenasi. Ota rohkeasti yhteyttä – autamme varmistamaan, että yrityksesi kirjanpito ja talousasiat tulevat hoidetuksi asianmukaisesti, jolloin sinä voit keskittyä siihen, minkä osaat parhaiten: oman liiketoimintasi pyörittämiseen ja kasvattamiseen.