Aloittavan yrittäjän opas, osa 4: Kirjanpidon peruskäsitteet selkokielellä

Kirjanpito kuuluu jokaisen yrityksen arkeen, mutta talouspuolen termit eivät ole uusille yrittäjille sitä tutuinta ranskaa. Tästä oppaasta löydät selkeät selitykset tärkeimmille käsitteille: tuloslaskelma, tase, tilikausi, tosite, arvonlisävero (ALV), jaksotus ja poistot. Jos vielä harkitset yrittäjyyttä, kannattaa lukea loppuun asti: mukana on myös katsaus suosituimpiin taloushallinnon ohjelmistoihin, joilla lähetät ja maksat yrityksesi laskut ja maksut (Netvisor, Procountor, Fennoa ja eTasku). Kun olet käynyt tekstin läpi, osaat tulkita paremmin yrityksesi talouden asiakirjoja.

Tuloslaskelma eli yrityksen tulot ja menot

Tuloslaskelma on raportti, joka näyttää yrityksen kaikki tulot ja menot tietyn ajanjakson aikana. Esimerkiksi kahvilan tuloslaskelma kertoo, paljonko rahaa tuli sisään kahvin ja pullien myynnistä ja paljonko sitä meni ulos esimerkiksi kahvipapuihin, maitoon, työntekijöiden palkkoihin ja vuokraan.

Jos myynnistä jäi enemmän rahaa kuin kuluja oli, kahvila teki voittoa, ja tulos on plus-merkkinen. Jos taas kulut olivat suuremmat kuin tulot, kahvilalle jäi tappiota, ja tulos on miinus-merkkinen. Tuloslaskelma auttaa sinua ymmärtämään, onko liiketoimintasi kannattavaa.

Tase eli mitä yrityksellä on ja mistä raha on tullut.

Tase on raportti, joka kuvaa yrityksen taloudellista tilannetta yhtenä tiettynä päivänä, tavallisesti tilikauden päättyessä. Esimerkiksi kahvilan taseessa näkyy:

• vastaavaa, eli kaikki, mitä kahvilalla on (kahvikoneet, kassakone, pankkitilin rahat).

• vastattavaa, eli lähde, mistä nämä varat ovat tulleet (oma sijoitus, yrityslaina, vanhat voitot).

  
  

Vastattavaa-puolelta löydät termin oma pääoma. Oma pääoma voi olla plussalla tai miinuksella: jos yrityksesi tekee voittoa, se kasvaa. Jos tulee tappiota, se pienenee ja voi mennä jopa pakkasen puolelle.

Esimerkiksi: jos kahvila tuottaa hyvin, sinne kertyy omaa pääomaa lisää. Jos taas kulut syövät enemmän kuin myynnistä tulee, oma pääoma vähenee. Tase on kuin vaakakuppi, jossa kummankin puolen pitää olla tasapainossa.

Tilikausi – kirjanpidon ajanjakso

Tilikausi on yleensä yksi vuosi. Kahvilalle se voi olla tammikuusta joulukuuhun. Tilikauden lopussa katsotaan, miten kahvilalla meni: paljonko tuli tuloja, paljonko kuluja, jäikö voittoa vai tappiota. Jokaisen tilikauden jälkeen tehdään yhteenveto yrityksen tilanteesta, ja aloitetaan uusi tilikausi.

Tosite eli kuitti tai lasku, joka todistaa liiketapahtuman

Kirjanpitäjät kyselevät aina kuittien perään. Kirjanpidon periaatteisiin kuuluu sääntö: “ei kirjausta ilman tositetta.” Jokaiselle kirjanpitoon merkittävälle liiketapahtumalle eli ostolle ja myynnille on oltava kuitti, joka todistaa, mistä rahat tulivat tai mihin ne käytettiin.

Esimerkiksi jos kahvilayrittäjä ostaa tukusta kahvipapuja 200 eurolla yrityksensä käyttöön, hän saa ostoksesta laskun tai kuitin. Tämä kuitti toimii tositteena, jonka perusteella kulu kirjataan yrityksen kirjanpitoon. Samoin, kun kahvila myy cappuccinon asiakkaalle ja kirjaa sen kassajärjestelmään, syntyy myyntitosite (kassakuitti tai tieto järjestelmässä) tuosta myynnistä.

Arvonlisävero (ALV) eli vero, joka kulkee yrityksen kautta

Arvonlisävero (ALV) on kulutusvero, joka lisätään useimpien tavaroiden ja palveluiden hintaan. Yrityksen näkökulmasta arvonlisävero on läpikulkuerä: yritys ikään kuin kerää veron asiakkaalta tuotteen tai palvelun myynnin yhteydessä ja tilittää (maksaa) sen myöhemmin valtiolle.

Kahvilassa mukaan ostettavan huippulaadukkaan kahvipaketin hinta sisältää arvonlisäveron. Jos kahvipaketin hinta on 14 €, siitä osa kuuluu valtiolle. Kahvila kerää veron ja tilittää sen eteenpäin, mutta ei pidä sitä itse. ALV ei ole koskaan yrityksen omaa rahaa, vaan se vain kulkee yrityksen kautta valtiolle. Suomessa yleisin ALV-kanta on 25,5 % (vuonna 2025), mutta tietyillä aloilla on alennettuja verokantoja (esim. ruoassa ja ravintolamyynnissä 14 %).

Myyntikuukauden tai -kvartaalin päättyessä yrityksesi on laskettava yhteen keräämänsä arvonlisäverot myynneistään ja ilmoittava ne verottajalle. Samalla lasketaan, kuinka paljon arvonlisäveroa yrityksesi on maksanut omissa ostoissaan (esimerkiksi tavarantoimittajilta ostettujen tuotteiden hinnoissa). Vähennysoikeuden ansiosta yrityksesi saa vähentää ostojen ALV:n myynnin ALV:sta. Esimerkiksi jos kahvila myy yhden kuukauden aikana huippulaadukkaita kahvipaketteja yhteensä 2510 eurolla (josta 510 € on ALV:ia). Samana aikana kahvila ostaa varastoonsa käsinmaalattuja kahvimittoja 1255 eurolla (sisältäen 255 € ALV:ia).

Kun on aika tilittää veroja, kahvila laskee ensin myyntien arvonlisäverot (510 €) ja vähentää niistä omien ostojensa arvonlisäverot (255 €). Valtiolle maksettavaksi jää siis 255 €. Arvonlisävero ei siis ole kahvilan omaa rahaa, vaan se on asiakkaiden maksama vero, jonka kahvila vain välittää eteenpäin verottajalle vähennettyään omien ostojensa verot.

Jaksotus – tulojen ja menojen kohdistaminen oikealle kaudelle

Jaksotus tarkoittaa tulojen ja kulujen kohdistamista sille tilikaudelle, jolle ne taloudellisesti kuuluvat. Kirjanpidossa käytetään pääsääntöisesti suoriteperustetta, mikä tarkoittaa, että tapahtumat kirjataan sen mukaan, milloin tavara tai palvelu on tosiasiallisesti luovutettu tai vastaanotettu, eikä pelkästään maksupäivän mukaan. Joskus rahojen liikkuminen ja tapahtuman toteutuminen osuvat eri kausille, jolloin tarvitaan jaksotuksia. Jos esimerkiksi kahvilayrittäjä maksaa joulukuussa puolen vuoden vuokran etukäteen, vuoden 2024 tuloksiin kuuluu vain joulukuun osuus vuokrasta, ja vuoden 2025 tuloksiin kuuluvat tammi–kesäkuun osuudet.

Jaksotuksen idea on se, että kustannukset ja tulot näkyvät siellä ajassa, missä ne oikeasti kuuluvat tapahtuneiksi, eivät pelkästään silloin, kun raha liikkuu.

Poistot – investointien kulujen jakaminen usealle vuodelle

Poistot liittyvät yrityksen tekemiin investointeihin, kuten koneisiin, laitteisiin, ajoneuvoihin tai muihin käyttöomaisuushyödykkeisiin, joilla on pitkäaikainen vaikutus yrityksen toimintaan. Poistojen avulla isot hankinnat muuttuvat sopiviksi paloiksi, jotta ne vastaavat hankintojen käyttöaikaa usealle vuodelle jaettuna. Hankintameno voidaan aktivoida taseeseen (eli merkitään yrityksen varallisuudeksi) ja kirjata sieltä vähitellen kuluksi vuosien mittaan. Tätä asteittaista kuluksi kirjaamista kutsutaan poistoksi. Kahvilassa espressokone voi maksaa 5 000 €. Koska kone kestää monta vuotta, sitä ei kirjata kuluksi yhdellä kertaa. Sen sijaan koneen hinta jaetaan esimerkiksi viidelle vuodelle, 1 000 € per vuosi.

Tiliöltä apua kirjanpitoon

Yrittäjän ei tarvitse olla kirjanpidon ammattilainen, mutta muutamat perusasiat on hyvä hahmottaa, jotta arjen talousjutut pysyvät hallinnassa. Tiliö huolehtii siitä, että yrityksesi kirjanpito ja numerot pysyvät järjestyksessä – oikein ja ajallaan. Kun valitset tilitoimistoksesi Tiliön, saat keskittyä siihen, mitä varten yrityksesi on olemassa: pyörittämään kahvilaasi, palvelemaan asiakkaita tai kasvattamaan omaa sisältöbisnestäsi.