Sähköisen taloushallinnon hyödyt pienyrittäjälle ja yhdistäminen arkeen

Johdanto

Digitaalisuus on mullistanut yritysten taloudenhoidon. Sähköinen taloushallinto tarkoittaa, että yrityksen kirjanpito, laskutus, palkanlaskenta ja muu taloudenpito hoidetaan nykyaikaisilla ohjelmistoilla paperisten dokumenttien sijaan. Monelle pienyrittäjälle tämä muutos voi tuntua suurelta, mutta hyödyt ovat merkittäviä: ajansäästöä, vähemmän virheitä, ajantasaisempaa tietoa ja joustavuutta arkeen. Tässä artikkelissa käsitellään, mitä sähköinen taloushallinto on ja miten se eroaa perinteisestä tavasta, sekä miten hyödyntää sitä käytännössä. Lisäksi tutustumme Netvisorin rooliin modernina taloushallinnon työkaluna, kuittien skannauksen ja automaation hyötyihin, palkanlaskennan ja tilinpäätöksen digitalisointiin, reaaliaikaiseen raportointiin sekä toiminnanohjausjärjestelmän, kuten Easoftin, integrointiin osaksi taloushallintoa. Lopuksi pohdimme, kuinka sähköinen taloushallinto helpottaa yrittäjän arkea ja säästää aikaa.

Mitä sähköinen taloushallinto on ja miten se eroaa perinteisestä

Sähköisellä taloushallinnolla tarkoitetaan sitä, että yrityksen talouden kaikki osa-alueet hoidetaan yhdessä digitaalisessa järjestelmässä. Tähän kuuluvat esimerkiksi kirjanpito, myynti- ja ostolaskujen käsittely, maksuliikenne, arvonlisäveroraportointi, palkanlaskenta ja talousraportointi. Perinteisestä paperikirjanpidosta poiketen kaikki tositteet (kuitit, laskut, tiliotteet) tallennetaan ja käsitellään digitaalisessa muodossa.

Perinteinen vs. sähköinen taloushallinto pähkinänkuoressa:

• Paperi vai digitaalinen aineisto: Perinteisessä mallissa yrittäjä kerää kuitit ja tositteet paperina ja toimittaa ne kirjanpitäjälle esimerkiksi kerran kuukaudessa. Sähköisessä taloushallinnossa kuitit ja dokumentit tallennetaan saman tien digitaaliseen järjestelmään, joten ne ovat heti käytettävissä.

• Tietojen kirjaustiheys: Paperikirjanpidossa tapahtumat kirjataan usein viiveellä (esimerkiksi kuukausittain), kun taas sähköinen järjestelmä mahdollistaa tapahtumien kirjaamisen jatkuvasti sitä mukaa, kun liiketoimia tapahtuu. Näin kirjanpito pysyy aina ajan tasalla.

• Paikallinen vs. pilvipalvelu: Perinteinen taloushallinto saattoi vaatia käyntiä tilitoimistossa tai paperien lähettelyä. Sähköiset taloushallinto-ohjelmistot ovat yleensä pilvipohjaisia, eli yrittäjä ja kirjanpitäjä pääsevät niihin käsiksi mistä tahansa internet-yhteydellä.

• Yhteistyö kirjanpitäjän kanssa: Paperisessa prosessissa kirjanpitäjä saa aineiston viiveellä ja mahdollisiin virheisiin tai puuttuviin tietoihin palataan jälkikäteen. Digitaalinen taloushallinto mahdollistaa, että sekä yrittäjä että tilitoimisto näkevät samat tiedot reaaliaikaisesti. Aineiston voi myös toimittaa joustavasti ajasta ja paikasta riippumatta (esimerkiksi lataamalla kuitit järjestelmään illalla kotisohvalta).

• Arkistointi ja säilytys: Paperiaineiston säilytys vaatii mappeja ja fyysistä tilaa sekä huolellisuutta, ettei tositteita häviä. Sähköisessä taloushallinnossa kaikki tieto arkistoituu automaattisesti järjestelmään, jossa se säilyy tallessa lakisääteisen ajan ja on helppo hakea jälkikäteen esimerkiksi hakutoiminnolla.

Sähköisen taloushallinnon tavoite on yksinkertaistaa prosesseja. Kun rutiinityötä vähennetään automaation avulla ja tiedot ovat heti käytettävissä, yrittäjälle jää enemmän aikaa ydintoimintaan. Myös virheiden määrä vähenee, kun tiedot syötetään vain kerran eikä esimerkiksi samaa laskua tarvitse naputella moneen kertaan eri paikkoihin.

Netvisor modernin taloushallinnon työkaluna

Sähköisen taloushallinnon mahdollistavat käytännössä erilaiset ohjelmistot. Yksi tunnetuimmista Suomessa pk-yritysten keskuudessa on Netvisor. Netvisor on Visma Solutions Oy:n tarjoama pilvipohjainen taloushallinto- ja palkanlaskentaohjelmisto, jota käyttävät laajasti niin pienet kuin suuretkin yritykset. Se on suunniteltu mahdollistamaan 100% sähköinen taloushallinto, jossa tieto liikkuu automaattisesti eteenpäin ilman manuaalisia välivaiheita.

Netvisorin avulla yritys voi hoitaa kaikki talousasiansa yhdessä järjestelmässä: myyntilaskujen laatiminen ja lähettäminen, ostolaskujen hyväksyntä ja maksu, palkanlaskenta, kirjanpidon kirjaukset sekä viranomaisraportit (kuten ALV-ilmoitukset ja tulorekisteri-ilmoitukset). Ohjelmiston pankkiyhteysominaisuudet tarkoittavat, että myös tiliotteet ja viitesuoritukset kirjautuvat automaattisesti: kun asiakas maksaa laskun, Netvisor merkitsee suorituksen kyseiselle laskulle ja kirjaa sen myös kirjanpitoon.

Netvisor tarjoaa reaaliaikaisen näkymän yrityksen talouteen. Koska kaikki tapahtumat kirjautuvat järjestelmään jatkuvasti, käyttäjä näkee ajantasaiset raportit kuten tuloslaskelman ja taseen milloin tahansa. Ohjelmisto myös skaalautuu yrityksen koon ja tarpeiden mukaan: pienyrittäjä voi aloittaa perustoiminnoilla ja laajentaa käyttöä esimerkiksi automatisoituihin lisäominaisuuksiin sitä mukaa kun liiketoiminta kasvaa. Netvisorin suosio tarkoittaa, että monet tilitoimistot (satoja ympäri Suomen) toimivat sen kanssa – eli yrittäjä voi saada helposti kirjanpitäjän avun, joka tuntee Netvisorin ja osaa käyttää sitä tehokkaasti.

Kuittien skannaus ja automaattinen kirjanpito

Yksi käytännön mullistus pienyrittäjälle on mahdollisuus tallentaa kaikki kuitit ja tositteet digitaalisesti saman tien. Enää ei tarvitse säilyttää lompakossa tai laatikon pohjalla ryppyisiä paperikuitteja kuukauden loppua odottamassa. Sen sijaan voit skannata tai valokuvata kuitin heti oston jälkeen mobiilisovelluksella. Esimerkiksi Netvisorista löytyy mobiilisovellus, jolla kuitin kuva tallentuu suoraan yrityksen kirjanpitoon. Myös erillisiä kuittisovelluksia on tarjolla, ja ne voidaan usein integroida taloushallinnon järjestelmään.

Kun kuitti on tallennettu järjestelmään, sen tiedot voidaan tarvittaessa lukea automaattisesti (esimerkiksi ostoksen summa, ALV-erittely, päivämäärä ja myyjä). Näin kirjanpidon tiliöinti (eli kulun kirjaaminen oikealle kirjanpidon tilille) voidaan tehdä pitkälti automaattisesti tai ainakin kirjanpitäjän työtaakkaa keventäen. Jos yrityksellä on käytössä yrityskortti, tapahtumat ilmestyvät pankkiyhteyden kautta järjestelmään ja yrittäjä voi vain parittaa korttioston ja siihen liittyvän kuitin yhteen. Ohjelma huolehtii siitä, että kaikki on kirjanpidossa siistissä järjestyksessä ja oikeassa muodossa.

Automaattinen kirjanpito viittaa siihen, että monet kirjanpidon rutiinitapahtumat voidaan hoitaa ilman käsin tehtäviä kirjauksia. Esimerkiksi myyntilaskun laatiminen järjestelmässä luo automaattisesti kirjanpitoon myyntitositteen, ja pankin tuoma tieto laskun maksusta kirjaa siihen suorituksen. Samoin ostolaskun hyväksyntä ja maksu jättävät jäljen kirjanpitoon automaattisesti. Joissain järjestelmissä on käytössä myös tekoälyä tai älykästä logiikkaa, joka osaa ehdottaa tilejä kirjauksille aiempien tietojen perusteella. Kaikki tämä tarkoittaa vähemmän mekaanista työtä ja nopeammin valmistuvaa kirjanpitoa.

Yrittäjälle kuittien digitaalinen käsittely tuo myös mielenrauhaa: jos esimerkiksi tarvitset kopion pari vuotta vanhasta kuitista takuuasiaa varten, löydät sen helposti hakemalla järjestelmästä, sen sijaan että kaivelisit mappeja varastosta. Samoin kirjanpitäjäsi pääsee näkemään kuittisi heti, eikä sinun tarvitse toimittaa niputtain papereita jälkikäteen. Näin vältetään myös se tilanne, että kirjanpitäjä soittelee perään puuttuvien tositteiden vuoksi – kaikki on jo tallessa ajallaan.

Palkanlaskennan ja tilinpäätöksen digitalisointi

Taloushallinnon digitalisointi kattaa myös yrityksen palkanlaskennan ja tilinpäätöksen. Sähköinen palkanlaskenta tarkoittaa sitä, että palkkojen laskemiseen, maksamiseen ja ilmoittamiseen käytetään erillistä palkanlaskentaohjelmaa tai taloushallinnon järjestelmän moduulia. Netvisorissa (ja monissa muissa vastaavissa järjestelmissä) palkanlaskenta on integroitu osaksi kokonaisuutta. Tämä tuo useita hyötyjä:

• Työtuntien kirjaus voidaan tehdä sähköisesti: esimerkiksi työntekijät voivat syöttää tehdyt työtunnit mobiilisovellukseen tai verkkopalveluun, ja hyväksytyt tuntilehdet siirtyvät suoraan palkanlaskentaan.

• Palkkalaskelmien luonti ja lähetys on nopeaa: järjestelmä laskee automaattisesti bruttopalkasta verot, eläkemaksut ja muut pidätykset sekä muodostaa nettomaksun. Palkkalaskelmat voidaan lähettää kaikille työntekijöille kerralla esimerkiksi sähköpostiin tai heidän omaan verkkopalveluunsa. Paperisia palkkanauhoja ei enää tarvitse postittaa.

• Lakisääteiset ilmoitukset automatisoituvat: Suomessa palkkatiedot täytyy ilmoittaa Tulorekisteriin jokaisen palkanmaksun yhteydessä. Sähköinen järjestelmä voi lähettää nämä tiedot automaattisesti viranomaisille, joten yrittäjän ei tarvitse erikseen huolehtia siitä, tuliko ilmoitus tehtyä.

• Palkkojen maksatus on sujuvaa: palkanlaskentaohjelmasta saa pankkiin lähetettävän maksutiedoston tai jopa suoran yhteyden pankkiin, jolloin palkat maksetaan ajallaan oikeille tileille automaattisesti.

• Palkkakirjanpito hoituu taustalla: kun palkat on laskettu järjestelmässä, ohjelma muodostaa niistä automaattisesti kirjanpidon vientikirjaukset (palkkakulut, ennakonpidätykset, työnantajamaksut jne.). Tämä varmistaa, että palkkoihin liittyvät luvut menevät myös yrityksen kirjanpitoon oikein ilman erillistä käsintyötä.

Myös tilinpäätös on mahdollista hoitaa alusta loppuun digitaalisesti. Nykyaikainen taloushallinnon järjestelmä kerää koko vuoden (tai tilikauden) tapahtumat ja raportit, joista kirjanpitäjä voi koostaa tilinpäätöksen. Kirjanpidon päätösviennit (esimerkiksi poistojen kirjaaminen, jaksotukset) tehdään järjestelmään, ja lopulliset talousraportit tuloslaskelmineen ja taseineen saadaan ulos järjestelmästä napin painalluksella. Moni ohjelmisto sisältää myös valmiita tilinpäätöspohjia ja tarkistuslistoja, jotka auttavat varmistamaan, että mikään pakollinen ei unohdu.

Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa sen, että tilinpäätösasiakirjat (kuten tasekirja) voidaan allekirjoittaa digitaalisesti. Esimerkiksi Visma Sign -palvelu integroituu Netvisoriin, joten tilinpäätöksen allekirjoitukset (yrittäjän ja mahdollisten hallituksen jäsenten) voidaan hoitaa nopeasti verkossa. Valmis tilinpäätös voidaan lähettää sähköpostitse sidosryhmille (osakkaille, rahoittajille) ja tarvittaessa toimittaa viranomaisille digitaalisessa muodossa. Näin koko prosessi on sujuva ja nopea verrattuna vanhaan tapaan, jossa tulostettiin pino paperia, allekirjoitettiin käsin ja postitettiin tai käytiin viemässä dokumentteja eri paikkoihin.

Reaaliaikainen talousraportointi ja vaikutukset päätöksentekoon

Yksi sähköisen taloushallinnon keskeisiä eduista on reaaliaikainen talousraportointi. Kuten mainittua, perinteisessä toimintatavassa yrityksen taloustilanne nähdään usein viiveellä: kirjanpitäjä laatii edellisen kuukauden raportit vasta seuraavan kuukauden puolella, jolloin päättäjät saavat tiedon tapahtumista jälkikäteen. Sähköisessä järjestelmässä taloustiedot päivittyvät sitä mukaa, kun laskuja lähetetään, maksuja vastaanotetaan tai kuluja kirjataan. Tuloksena on ajantasainen näkymä yrityksen talouteen.

Reaaliaikaisuus vaikuttaa päätöksentekoon monella tavalla:

• Kassavirran hallinta: Yrittäjä näkee milloin tahansa tilillä olevan rahamäärän ja tulevat maksut. Jos kassassa näkyy notkahdus, voi ajoissa päättää esimerkiksi tehostaa myyntisaamisten perintää tai lykätä hankintoja.

• Myyntien ja kulujen seuranta: Ajantasaiset myyntiraportit kertovat, ovatko tavoitteet täyttymässä vai pitäisikö tehdä korjausliikkeitä. Samoin kuluja voidaan seurata budjettiin nähden reaaliajassa, jolloin ylityksiin voidaan puuttua heti eikä vasta vuoden lopussa.

• Investointipäätökset: Kun tuloslaskelma ja tase ovat aina ajan tasalla, yrittäjä näkee yrityksen kannattavuuden ja vakavaraisuuden hetkeä myöten. Tämä auttaa päättämään, onko oikea aika vaikkapa palkata lisähenkilö, laajentaa toimitiloja tai sijoittaa uuteen kalustoon.

• Rahoituksen hakeminen: Mikäli yritys tarvitsee lainarahoitusta tai muuta ulkoista rahoitusta, ajantasaiset raportit ovat kullanarvoisia. Pankille tai sijoittajalle voidaan esittää viimeisimmät taloustiedot vaikka saman tien neuvottelussa. Esimerkiksi tuloslaskelman ja taseen voi avata omalta kannettavalta tai tabletilta reaaliajassa, jolloin rahoittaja näkee, että taloushallinto on hyvin hoidettu ja luvut ovat luotettavia. Tämä voi sujuvoittaa lainaneuvotteluja huomattavasti verrattuna tilanteeseen, jossa tietoja pitäisi erikseen pyytää kirjanpitäjältä ja odottaa niiden toimittamista.

• Ennustaminen ja suunnittelu: Kun käytettävissä on jatkuvasti päivittyvä historiatieto, voidaan myös talousennusteita ja -suunnitelmia päivittää joustavasti. Jotkin järjestelmät tarjoavat budjetointi- ja ennustetyökaluja, joiden avulla voidaan luoda skenaarioita “mitä jos” -tilanteisiin perustuen ajankohtaiseen dataan.

Reaaliaikainen näkyvyys talouteen tekee yrittäjästä ikään kuin oman yrityksensä talouspäällikön. Sen sijaan, että talousluvut olisivat mystistä tietoa, joka paljastuu vain kirjanpitoraportista kerran kuussa, yrittäjä voi elää lukujen kanssa arjessa. Tämä lisää hallinnan tunnetta ja mahdollistaa nopeamman reagoinnin liiketoimintaympäristön muutoksiin.

Toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) liittäminen taloushallintoon – Easoft esimerkkinä

Monilla yrityksillä on käytössä taloushallinnon lisäksi muita ohjelmistoja toimintansa pyörittämiseen. Toiminnanohjausjärjestelmät (ERP) auttavat esimerkiksi projektien hallinnassa, varaston seurannassa, tuotannonsuunnittelussa ja asiakkuuksien hallinnassa. Pienyrityksillekin on nykyisin tarjolla kevyempiä ERP-ratkaisuja, jotka tehostavat arkea. Tärkeää on, että nämä järjestelmät saadaan keskustelemaan taloushallinnon kanssa, jottei synny kaksinkertaista työtä.

Esimerkkinä voidaan mainita Easoft-toiminnanohjausjärjestelmä ja sen integraatio Netvisorin kanssa. Easoft on erityisesti rakennus- ja remonttialan yrityksille kehitetty projekti- ja työmaahallinnan järjestelmä. Siinä yritys voi tehdä tarjouksia, hallita tilauksia, aikatauluttaa ja resursoida töitä, kirjata työtunteja ja seurata projektikohtaisesti katetta eli kannattavuutta. Kun Easoft yhdistetään Netvisor-taloudenhallintaan, saavutetaan merkittäviä synergiaetuja:

• Easoftissa laaditusta tarjouksesta muodostuu projekti ja tilaus. Kun työ valmistuu ja on laskutuksen aika, Easoft tekee valmiin laskun, joka siirtyy automaattisesti Netvisorin puolelle. Netvisor lähettää laskun asiakkaalle (esimerkiksi verkkolaskuna) ja kirjaa sen myös myyntireskontraan ja kirjanpitoon. Yrittäjän tai hänen henkilökuntansa ei tarvitse syöttää samoja laskutustietoja kahdesti.

• Ostolaskut voidaan vastaanottaa ja käsitellä Easoftissa osana projektien hallintaa (esimerkiksi kohdistaa tiettyyn työmaahan kustannukseksi). Nämä ostolaskutiedot kulkevat Netvisoriin automaattisesti, joten kulut kirjautuvat kirjanpitoon oikeille tileille ja oikeille projekteille ilman manuaalista kirjaamista erikseen kirjanpitoon.

• Palkkatiedot: Kun työntekijät kirjaavat tuntinsa Easoftiin projekteille, nämä tuntitiedot voidaan siirtää Netvisorin palkanlaskentaan. Näin varmistetaan, että tehdyt työtunnit tulevat varmasti huomioiduksi palkoissa ja samat tiedot näkyvät myös projektien kustannusseurannassa.

• Kokonaisnäkymä: Yrittäjälle integraatio merkitsee sitä, että hän näkee yhdellä silmäyksellä projektien etenemisen Easoftissa sekä niiden taloudellisen toteuman Netvisorissa. Tiedot pysyvät yhdenmukaisina, kun kaikki perustuu samaan syötettyyn dataan.

ERP:n ja taloushallinnon integraatioita on saatavilla monenlaisille tarpeille. Verkkokauppiaan myyntitapahtumat voidaan tuoda suoraan taloushallintoon, varastonhallinnan vähennykset voidaan automatisoida kirjanpitoon ja esimerkiksi CRM-järjestelmän asiakastiedot voidaan synkronoida laskutusohjelman kanssa. Oleellista pienyrittäjälle on, ettei samoja tietoja tarvitse ylläpitää kahteen kertaan eri paikoissa – integraatio säästää aikaa ja vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta.

Sähköinen taloushallinto helpottaa yrittäjän arkea

Kaikkien edellä mainittujen etujen yhteisvaikutus on se, että yrittäjän arki helpottuu huomattavasti. Taloushallinto, joka aiemmin saattoi olla pakkopullaa ja iltamyöhään venyviä paperitöitä, muuttuukin taustalla sujuvasti hoituvaksi prosessiksi. Sen sijaan, että istuisit kerran kuussa useita tunteja läjäämässä tositteita ja lähettelemässä niitä kirjanpitäjälle, sähköinen taloushallinto mahdollistaa talousasioiden hoitamisen pieninä paloina osana arkea.

Voit esimerkiksi:

• lähettää laskun asiakkaalle välittömästi työsuorituksen jälkeen vaikka puhelimella;

• napata valokuvan työmaalla saamastasi kuitista saman tien ja tietää, että kirjanpito on siltä osin jo kunnossa;

• tarkistaa pankkitilin saldon ja laskujen tilanteen kotimatkalla junassa Netvisorin mobiiliapplikaatiosta;

• hyödyntää vapaan illan analysoimalla myyntiraportteja ja suunnittelemalla seuraavan kuukauden toimenpiteitä ajantasaisen datan pohjalta;

• unohtaa mappiröykkiöt ja arkistojen kaivelun, sillä kaikki materiaali on tallessa ja varmuuskopioituna pilvessä.

Ajankäytön tehostuminen on konkreettista. Jokainen kuittien metsästykseen tai manuaaliseen kirjaamiseen käytetty tunti on pois tuottavasta työstä tai ansaitusta vapaa-ajasta. Sähköinen taloushallinto vapauttaa näitä tunteja. Yrittäjä voi keskittyä paremmin oman liiketoimintansa pyörittämiseen: asiakashankintaan, palveluiden kehittämiseen tai vaikkapa omaan jaksamiseensa. Samalla talouden hallinta ei jää hunningolle, vaan se hoituu jopa entistä tarkemmin ja ajallaan.

Lisäksi, kun sinulla on talousluvut selkeästi näkyvillä ja ajan tasalla, voit tuntea entistä enemmän mielenrauhaa yrityksesi taloudellisesta tilanteesta. Epätietoisuus vähenee ja tilalle tulee hallinnan tunne – tiedät aina, missä mennään talouden suhteen. Myös yhteydenpito tilitoimiston kanssa on sujuvampaa, kun molemmilla osapuolilla on jatkuva pääsy samoihin lukuihin. Kirjanpitäjä voi tarvittaessa muistuttaa puuttuvasta aineistosta tai antaa neuvon heti, eikä sinun tarvitse odottaa seuraavaan tapaamiseen asti kysyäkseksesi mieltä painavaa kysymystä.

Lopuksi

Sähköinen taloushallinto tarjoaa pienyrittäjälle selvää säästöä ajassa ja vaivassa, paremman näkyvyyden oman yrityksen talouteen sekä joustavuutta hoitaa talousasiat missä ja milloin tahansa. Mikäli yrityksessäsi käytetään vielä perinteistä kirjanpitoa, nyt on hyvä hetki harkita siirtymistä moderniin taloushallintoon. Ensimmäinen askel voi olla ottaa käyttöön Netvisorin kaltainen järjestelmä ja sopia tilitoimistosi kanssa sen käytöstä. Muutos voi tuntua suurelta, mutta luotettavan kumppanin kanssa toteutettuna hyödyt näkyvät pian arjessa.

Me Tiliöllä autamme mielellämme yrittäjiä näissäkin asioissa. Ota rohkeasti yhteyttä, niin tehdään yrityksesi taloushallinnosta mahdollisimman sujuvaa ja tehokasta!